Jak wynajem sprzętu biurowego wpływa na Cash Flow i zmniejsza CAPEX

Dwa istotne wskaźniki, które mają bezpośredni wpływ na kondycję finansową przedsiębiorstwa, to Cash Flow i CAPEX. Wynajem sprzętu biurowego oferuje szereg korzyści w kontekście optymalizacji tych wskaźników. W tym artykule przyjrzymy się, jak dokładnie wynajem sprzętu biurowego może wpłynąć na Cash Flow i zmniejszenie CAPEX.

Czym jest Cash Flow i CAPEX?

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto krótko przypomnieć, czym są Cash Flow i CAPEX:

• Cash Flow (przepływ pieniężny) – to ruch pieniędzy wpływających i wypływających z firmy w określonym czasie. Pozytywny Cash Flow oznacza, że do firmy wpływa więcej pieniędzy, niż z niej wypływa, co jest oznaką zdrowej kondycji finansowej.

• CAPEX (Capital Expenditure) – to wydatki kapitałowe, czyli inwestycje firmy w środki trwałe, takie jak maszyny, budynki czy sprzęt biurowy. CAPEX ma długoterminowy wpływ na działalność firmy. Wysoki CAPEX może też generować ryzyko finansowe, jeśli inwestycje nie przynoszą oczekiwanych rezultatów lub jeśli pojawiają się problemy z ich spłatą.

Tradycyjny model zakupowy vs. wynajem

Zakup sprzętu biurowego oznacza znaczące jednorazowe obciążenie budżetu kapitałowego (CAPEX - Capital Expenditure). W tradycyjnym modelu firma musi:

• Zgromadzić znaczące środki na zakup,

• Zaakceptować ryzyko szybkiej amortyzacji technologicznej,

• Ponosić dodatkowe koszty serwisu i utrzymania.

Wynajem fundamentalnie zmienia tę sytuację, przenosząc wydatki do kategorii kosztów operacyjnych - OPEX (Operational Expenditure), czyli wydatków na bieżącą działalność firmy, takie jak wynagrodzenia, czynsz, media, materiały eksploatacyjne lub też… wynajem sprzętu!

Jak wynajem sprzętu biurowego wpływa na Cash Flow?

Wynajem sprzętu biurowego może znacząco poprawić Cash Flow firmy na kilka sposobów:

1. Mniejsze wydatki początkowe – zamiast jednorazowego, dużego wydatku na zakup sprzętu, wynajem wiąże się z regularnymi, mniejszymi opłatami. To pozwala firmie zachować więcej gotówki na inne cele, takie jak marketing, rozwój produktu czy pokrycie bieżących kosztów operacyjnych.

2. Przewidywalne koszty – opłaty za wynajem są zazwyczaj stałe, co ułatwia planowanie budżetu i przewidywanie wydatków. Firma wie, ile będzie płacić za sprzęt w każdym miesiącu, co pozwala jej na lepsze zarządzanie finansami.

3. Brak kosztów utrzymania i napraw – w przypadku wynajmu, dostawca sprzętu często odpowiada za jego serwis, naprawy i ewentualną wymianę. To eliminuje nieprzewidziane wydatki związane z awariami i konserwacją.

4. Elastyczność i ochrona przed dewaluacją technologiczną – wynajem umożliwia łatwą wymianę sprzętu na nowszy model, gdy zajdzie taka potrzeba. Firma nie musi martwić się o utratę wartości starzejącego się sprzętu ani o konieczność ponoszenia kosztów jego sprzedaży.

Jak wynajem sprzętu biurowego zmniejsza CAPEX?

Wynajem sprzętu biurowego bezpośrednio wpływa na zmniejszenie CAPEX, ponieważ niesie za sobą:

1. Brak konieczności inwestycji w środki trwałe – przedsiębiorstwo nie musi wydawać dużych sum pieniędzy na zakup sprzętu, który z czasem traci na wartości. Wynajem pozwala na korzystanie z niezbędnych urządzeń bez angażowania kapitału w ich nabycie.

2. Optymalizację alokacji kapitału – środki, które firma zaoszczędzi dzięki wynajmowi, mogą być przeznaczone na inne inwestycje, które przyniosą większy zwrot, np. rozwój działalności, szkolenia pracowników czy badania i rozwój.

3. Zmniejszenie obciążenia bilansu – sprzęt wynajęty nie jest wykazywany jako aktywa w bilansie firmy, co może poprawić jej wskaźniki finansowe i zdolność kredytową.

Przykłady korzyści z wynajmu sprzętu biurowego

• Start-upy i małe firmy – wynajem pozwala im na dostęp do nowoczesnego sprzętu bez konieczności dużych inwestycji na początku działalności.

• Firmy IT – wynajem umożliwia elastyczne zwiększanie lub zmniejszanie liczby sprzętu w zależności od aktualnych potrzeb projektowych

• Firmy, które chcą skupić się na core business – wynajem pozwala na outsourcing zarządzania sprzętem biurowym, co pozwala firmie skupić się na kluczowych obszarach działalności.

Jak zaplanować przejście na model wynajmu sprzętu biurowego?

Krok 1: Audyt istniejącego sprzętu

Przeanalizuj obecny stan posiadania, określ wiek urządzeń i ich wartość księgową.

Krok 2: Analiza potrzeb

Zdefiniuj rzeczywiste wymagania sprzętowe, uwzględniając specyfikę pracy (stacjonarna, hybrydowa, zdalna). Możesz też znaleźć dostawców wynajmu, którzy pomogą Ci dopasować sprzęt do wymagań zespołu (patrz krok 3)

Krok 3: Porównanie ofert wynajmu

Oceń propozycje różnych dostawców pod kątem:

• elastyczności umów,

• zakresu serwisu,

• wsparcia w dopasowaniu sprzętu do potrzeb,

• całkowitego kosztu posiadania (TCO - Total Cost of Ownership).

Krok 4: Strategia wdrożenia

Zaplanuj stopniowe przechodzenie na model wynajmu, rozpoczynając od obszarów najszybciej przynoszących korzyści.

Podsumowanie: Cash Flow, CAPEX i wynajem

Wynajem sprzętu biurowego pozwala na fundamentalną restrukturyzację wydatków przedsiębiorstwa, uwolnienie kapitału i zwiększenie elastyczności finansowej. Jakie niesie korzyści w kontekście zwiększenia Cash Flow i zmniejszenia CAPEX?

• poprawia przepływy pieniężne i uwalnia kapitał na strategiczne inwestycje,

• oferuje korzyści podatkowe i księgowe,

• zapewnia elastyczność dostosowaną do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Czy twoja firma jest gotowa na transformację modelu finansowania sprzętu biurowego? Chętnie sprawdzimy to z tobą i pomożemy zrobić pierwszy krok do wynajmu sprzętu.