Wynajem sprzętu jako rozwiązanie dla firm w modelu hybrydowym i zdalnym

Elastyczna praca wymaga elastycznych rozwiązań technologicznych. Zakup sprzętu bywa kosztowny i niepraktyczny, szczególnie gdy biurem może być dziś niemal każde miejsce. Wynajem urządzeń to rozwiązanie, które upraszcza logistykę, ogranicza wydatki i zwiększa elastyczność działania.

Biuro nie ma już wyłącznie jednego adresu. Może to być domowy gabinet, stolik w coworku, a nawet miejsce w pociągu. Gdy zespoły pracują zdalnie lub w trybie hybrydowym, firmy powinny zupełnie inaczej podchodzić do tematu wyposażenia stanowisk pracy.

Tradycyjny model zakupowy oznacza znaczące inwestycje kapitałowe i skomplikowaną logistykę – od zakupu, przez dostawę, aż po odbiór sprzętu. Cały ciężar tego procesu spada na firmę. Dostarczanie sprzętu do pracowników pracujących zdalnie i odbierania go od nich to nie bułka z masłem.

Wynajem sprzętu to rozwiązanie, które odpowiada na te wyzwania. Pracownik otrzymuje skonfigurowany sprzęt z serwisem door-to-door, a firma zyskuje oszczędność czasu, budżetu i nerwów. Co więcej – dostawcy oferują wsparcie IT, zabezpieczenia danych oraz możliwość regularnej wymiany urządzeń.

Dzięki temu firmy mogą skalować swój zespół bez dużych inwestycji, reagować elastycznie na zmiany i zadbać o bezpieczeństwo pracy zdalnej – wszystko w jednym, przewidywalnym modelu kosztowym.

Z tego artykułu dowiesz się

• Wyzwania firm w modelach hybrydowym i zdalnym a wynajem sprzętu

• Wynajem sprzętu to ratunek dla firm w modelu hybrydowym i zdalnym

• Jak wybrać odpowiedniego dostawcę wynajmu sprzętu?

Wyzwania firm w modelach hybrydowym i zdalnym a wynajem sprzętu

Zapewnienie odpowiedniego sprzętu dla pracowników

Różne role = różne potrzeby sprzętowe. Spójrzmy tylko na te przykłady:

• grafik potrzebuje monitora (a czasem i dwóch!) o wysokiej rozdzielczości,

• specjalista ds. sprzedaży potrzebuje solidnego laptopa z kamerą HD i sprawnego smartfona,

• analityk potrzebuje często dwóch ekranów i komputera z mocnym procesorem,

• manager potrzebuje mobilnego zestawu z dobrym audio na wideokonferencje.

Gdy dodamy do tego rozproszenie zespołu w różnych lokalizacjach, mamy gotowy przepis na dziesiątki dodatkowych godzin pracy poświęconych na logistykę i organizację wyposażenia dla każdego pracownika z osobna. A nie każda firma może pozwolić sobie na zatrudnienie administratora sprzętu na pełny etat.

W modelu zakupowym spełnienie potrzeb pokazanych w przykładach wiąże się z czasochłonnym doborem sprzętu, kosztownym zakupem, a potem problematyczną logistyką wysyłki i odbioru sprzętu. Wynajem w modelu hybrydowym i zdalnym – sprzęt trafia do pracownika gotowy do działania, często już skonfigurowany i objęty serwisem door-to-door. Do tego firmy wynajmujące sprzęt często pomagają w wyborze dopasowanych do potrzeb urządzeń.

Zamiast organizować zakupy i kuriera, firma zleca dostawcy wynajmu wysyłkę gotowego laptopa i fotela do domu pracownika. Szybko, wygodnie i bez nadwyrężania czasu zespołu.

Bezpieczeństwo danych i urządzeń

Rozproszenie geograficzne oznacza również nowe ryzyka i wyzwania dla firmy. Gdy firmowe urządzenia opuszczają kontrolowane środowisko biurowe, pojawia się szereg wyzwań związanych z bezpieczeństwem:

• Dane firmowe na prywatnym Wi-Fi? To może być problem.

• Brak szyfrowania dysków lub antywirusa? Prosta droga do wycieku danych.

• Awaria komputera bez backupu? Utrata godzin pracy.

Dostawcy wynajmu sprzętu oferują rozwiązania bezpieczeństwa już na etapie konfiguracji sprzętu – od preinstalowanych systemów zarządzania po szyfrowanie danych, zdalne blokowanie i usuwanie danych. Dodatkowo dostęp do najnowszych urządzeń daje ci pewność, że ma ono najnowsze i bezpieczne aktualizacje bezpieczeństwa

Wsparcie techniczne i serwis

W tradycyjnym modelu – gdy laptop się psuje, pracownik czeka. A czas to pieniądz. W modelu wynajmu – szybki serwis door-to-door, sprzęt zastępczy lub zdalne wsparcie techniczne, ratują firmę przed stratami.

Nikt nie chce czekać tygodniami na naprawę kluczowego dla jego pracy urządzenia. Każda awaria to nie tylko dyskomfort dla zatrudnionego, ale również straty dla organizacji. Zapewnienie efektywnego wsparcia technicznego dla rozproszonych zespołów wymaga nowego podejścia do serwisu. Z wynajmem firmy mogą dążyć do minimalizacji przestojów poprzez zapewnienie niezawodnego sprzętu i sprawnego wsparcia technicznego. Tutaj czas to pieniądz!

Wynajem sprzętu to ratunek dla firm w modelu hybrydowym i zdalnym

Korzyści finansowe

Wynajem sprzętu fundamentalnie zmienia model finansowania firmowej infrastruktury technicznej:

• Brak dużych inwestycji początkowych – wynajem eliminuje potrzebę dużych inwestycji początkowych w zakup sprzętu. Firmy płacą jedynie stałe miesięczne raty, co pozwala im na lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi. Zamiast kupować 20 laptopów za 100 000 zł, firma płaci miesięczny abonament i zachowuje płynność finansową.

• Lepsze planowanie budżetu – stałe raty to po prostu przewidywalność. Firmy wiedzą dokładnie, ile będą płacić za sprzęt, co pozwala na lepszą kontrolę kosztów.

• Optymalizacja podatkowa – koszty najmu nierzadko w całości wrzucane są w koszty uzyskania przychodu, co stanowi dodatkową korzyść finansową dla firm.

Elastyczność i skalowalność

Rekrutujesz? Zwiększasz flotę? Kończysz projekt i oddajesz zbędny sprzęt? Firmy mogą łatwo zwiększać lub zmniejszać ilość wynajmowanych urządzeń, w zależności od liczby pracowników lub wymagań projektów. A to zmienia zasady gry!

• Wynajem umożliwia szybką reakcję na zmiany kadrowe – idealne rozwiązanie w sezonach wzmożonego zapotrzebowania (np. okresy kampanii sprzedażowych, projektów IT).

• Możliwość regularnej wymiany sprzętu na nowszy bez dodatkowych kosztów – firmy mogą regularnie wymieniać wynajmowany sprzęt na nowsze modele, co zapewnia pracownikom dostęp do najnowszych technologii i zwiększa ich produktywność.

Przykład: Firma IT zatrudnia kontraktorów do 9-miesięcznego projektu. Dzięki wynajmowi zapewnia im najnowszy sprzęt bez konieczności kupowania i późniejszej odsprzedaży po zakończeniu projektu.

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę wynajmu sprzętu?

Wynajem sprzętu fundamentalnie zmienia model finansowania firmowej infrastruktury technicznej:

• Redukcja wydatków kapitałowych – wynajem eliminuje potrzebę dużych inwestycji początkowych w zakup sprzętu biurowego. Firmy płacą jedynie stałe miesięczne raty, co pozwala im na lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi.

• Elastyczność budżetowa – stałe miesięczne raty wynajmu ułatwiają planowanie budżetu firmowego i przewidywanie wydatków. Firmy wiedzą dokładnie, ile będą płacić za sprzęt, co pozwala na lepszą kontrolę kosztów i pilnowanie P&L.

• Optymalizacja podatkowa – koszty wynajmu sprzętu mogą być często odliczane od podatku, co stanowi dodatkową korzyść finansową dla firm.

  
  

Interesuje cię wdrożenie modelu wynajmu sprzętu w firmie w modelu hybrydowym i zdalnym?

Skontaktuj się z nami – wspólnie stworzymy optymalną strategię wyposażenia twojego zespołu w zdalnym i hybrydowym świecie pracy.