ROI wynajmu sprzętu – kiedy to się opłaca?

Tradycyjnie model biznesowy opierał się na posiadaniu zasobów na własność. Obecnie realia rynkowe coraz częściej skłaniają firmy do weryfikacji tego podejścia. Wynajem sprzętu wspiera efektywny sposób zarządzania finansami, przesuwając fokus z wydatków kapitałowych (CAPEX) na operacyjne (OPEX). Przyjrzyjmy się szczegółowej analizie ROI wynajmu sprzętu elektronicznego, przedstawiając konkretne argumenty przemawiające za tym rozwiązaniem.

ROI przy wynajmie sprzętu

W analizie opłacalności wynajmu sprzętu kluczowe znaczenie ma wskaźnik ROI (Return on Investment). Pozwala on na obiektywną ocenę, czy wynajem generuje większą wartość dla firmy niż zakup danego sprzętu. Przeanalizujmy, co na niego wpływa.

Podstawy kalkulacji ROI przy wynajmie sprzętu

ROI to wskaźnik, który mierzy efektywność inwestycji. Jego podstawowa formuła to:

ROI = (Zysk z inwestycji - Koszt inwestycji) / Koszt inwestycji * 100%

W kontekście wynajmu sprzętu, „zysk z inwestycji" może być rozumiany jako korzyści operacyjne i finansowe wynikające z korzystania ze sprzętu (np. zwiększona produktywność, realizacja projektów, uniknięcie kosztów utrzymania), a „koszt inwestycji" to przede wszystkim opłaty za wynajem.

Przy obliczaniu ROI wynajmu, warto uwzględnić zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie. Do kosztów bezpośrednich zaliczamy:

• opłaty za wynajem (czynsz, raty),

• koszty transportu i instalacji (jeśli nie są wliczone w cenę wynajmu).

Koszty pośrednie mogą obejmować:

• koszty szkoleń pracowników (jeśli nowy sprzęt wymaga specyficznej wiedzy),

• koszty związane z przestojami (jeśli wynajęty sprzęt ulegnie awarii, a czas reakcji serwisu jest długi).

Policz z nami, czy wynajem Ci się opłaca

1. Czynniki wpływające na ROI wynajmu

1.1 Koszt kapitału i alternatywne możliwości inwestycyjne

Wynajem sprzętu pozwala na uwolnienie środków finansowych, które w przypadku zakupu zostałyby trwale związane z aktywami. Te „niezamrożone" środki mogą być efektywnie wykorzystane w innych obszarach działalności firmy, generując potencjalne zyski. Taka optymalizacja alokacji kapitału jest szczególnie ważna dla firm, które dysponują ograniczonymi zasobami finansowymi i muszą starannie planować wydatki.

1.2 Wpływ inflacji i wartość pieniądza w czasie

W warunkach inflacji, długoterminowe umowy wynajmu sprzętu elektronicznego o stałej wartości mogą okazać się korzystne dla najemcy (zwłaszcza w porównaniu do leasingu). Opłaty ustalone na początku umowy stają się relatywnie niższe w miarę wzrostu cen. Co ważne, wynajem chroni również przed ryzykiem szybkiego spadku wartości posiadanych aktywów.

1.3 Korzyści podatkowe

Wynajem sprzętu oferuje istotne korzyści podatkowe dla przedsiębiorstw. Jedną z najważniejszych jest możliwość pełnego zaliczenia opłat za wynajem do kosztów uzyskania przychodu. To przekłada się na konkretne korzyści:

• Natychmiastowa tarcza podatkowa. Opłaty za wynajem bezpośrednio obniżają podstawę opodatkowania w danym okresie rozliczeniowym, co skutkuje szybszym zmniejszeniem należnego podatku.

Uproszczenie rozliczeń. Wynajem eliminuje konieczność prowadzenia skomplikowanej amortyzacji aktywów. Zamiast tego, regularne faktury za wynajem stanowią podstawę do odliczenia kosztów.

1.4 Wpływ na wskaźniki finansowe

Wynajem pozytywnie wpływa na kluczowe wskaźniki finansowe, takie jak:

• Przejście z CAPEX na OPEX – zakup sprzętu wiąże się z wydatkiem kapitałowym (CAPEX), który jest amortyzowany w czasie. Wynajem natomiast przekształca ten wydatek w koszt operacyjny (OPEX), co pozwala na rozłożenie obciążenia finansowego w czasie i poprawia płynność finansową. Przeczytaj artykuł „Jak wynajem sprzętu biurowego wpływa na cash flow i zmniejsza CAPEX”

• Optymalizacja przepływów pieniężnych (Cash Flow) – wynajem umożliwia przewidywalne i regularne płatności, co ułatwia planowanie finansowe i poprawia Cash Flow. Zamiast jednorazowego, dużego wydatku na zakup, firma ponosi mniejsze, regularne koszty wynajmu.

• Rentowność aktywów (ROA) – wynajem może wpłynąć na poprawę ROA, ponieważ zmniejsza wartość aktywów trwałych w bilansie, przy jednoczesnym utrzymaniu lub zwiększeniu generowanych przychodów.

• Rentowność kapitału własnego (ROE) – podobnie jak w przypadku ROA, wynajem może wpłynąć na ROE, poprzez optymalizację struktury finansowania i poprawę efektywności wykorzystania kapitału.

• Wskaźnik zadłużenia – wynajem może wpłynąć na wskaźnik zadłużenia, ponieważ zobowiązania z tytułu wynajmu są zazwyczaj traktowane inaczej niż tradycyjne zadłużenie, co może poprawić postrzeganie ryzyka finansowego firmy.

2. Czynniki operacyjne i strategiczne?

2.1 Tempo zmian technologicznych

Różne rodzaje sprzętu podlegają odmiennemu tempu zmian technologicznych. Te, które szybko się dezaktualizują, przynoszą szczególne korzyści przy wyborze wynajmu. Poniższa tabela ilustruje tę zależność:

Kategoria sprzętu	Tempo dezaktualizacji	Rekomendowany model pozyskania	Średnia utrata wartości rocznie
Smartfony	1-2 lata	Wynajem	25-30%
Laptopy biznesowe	2-3 lata	Wynajem	25-30%
Serwery	3-4 lata	Wynajem/Leasing	20-25%
Systemy audiowizualne	3-5 lata	Wynajem	15-20%
Urządzenia wielofunkcyjne	4-5 lata	Wynajem/Leasing	12-18%
Infrastruktura sieciowa	4-6 lata	Leasing/Wynajem	10-15%

2.2 Częstotliwość wykorzystania sprzętu

Inwestycja w zakup sprzętu, który jest eksploatowany jedynie sporadycznie lub w określonych sezonach, często okazuje się nieefektywna kosztowo. Pełne koszty związane z posiadaniem, obejmujące zakup, amortyzację, przechowywanie i konserwację, mogą znacząco obciążać budżet firmy. W takich przypadkach, model wynajmu zazwyczaj zapewnia wyższy zwrot z inwestycji (ROI).

2.3 Koszty utrzymania i serwisowania

W analizie całkowitego kosztu posiadania sprzętu (gdy wybieramy opcję zakupu), często pomijanym, a istotnym elementem są koszty jego utrzymania i serwisowania. Te "ukryte" koszty mogą znacząco przewyższyć początkową cenę zakupu, wpływając na opłacalność inwestycji. W umowach wynajmu, koszty serwisowania i utrzymania są często wliczone w opłatę abonamentową, co zapewnia przewidywalność wydatków i eliminuje ryzyko niespodziewanych wydatków

2.4 Logistyka i magazynowanie

Model wynajmu minimalizuje lub całkowicie usuwa potrzebę posiadania przez firmę własnej przestrzeni magazynowej na sprzęt, co jest szczególnie korzystne w lokalizacjach charakteryzujących się wysokimi kosztami wynajmu powierzchni. Ale nie tylko – bo samo składowanie przestarzałego i nieużywanego sprzętu w biurze jest po prostu kłopotliwe, nie mówiąc o jego utylizacji.

2.5 Aspekty ESG

Model wynajmu sprzętu zyskuje dodatkowe, istotne zalety. Pozwala on firmom na realizację celów środowiskowych, jednocześnie optymalizując efektywność operacyjną.

• efektywne wykorzystanie zasobów (sprzęt nie jest magazynowany przez lata),

• profesjonalne zarządzanie cyklem życia produktów,

• redukcja śladu węglowego poprzez optymalizację wykorzystania sprzętu.

Opłacalność wynajmu zależy od wielu czynników, w tym kosztu kapitału, tempa zmian technologicznych, częstotliwości użytkowania sprzętu oraz kosztów jego utrzymania.

Zachęcamy do przeprowadzenia indywidualnej analizy opłacalności wynajmu sprzętu dla Twojej firmy. Z przyjemnością doradzimy też w wyborze optymalnego rozwiązania. Skontaktuj się z nami, aby umówić się na konsultację.

Policz z nami, czy wynajem Ci się opłaca