Jak poprawić płynność finansową i przyspieszyć rozwój firmy w 2025 roku

Wielu firm na własnej skórze przekonało się, jak kosztowne mogą być niektóre decyzje biznesowe. Jednym z najczęstszych błędów jest inwestowanie całej dostępnej gotówki w zakup sprzętu – komputerów, drukarek, serwerów – który zamiast wspierać rozwój, zaczyna zamrażać kapitał. W efekcie, gdy pojawia się realna szansa na rozwój, brakuje środków, by z niej skorzystać. Wynajem sprzętu biurowego to rozwiązanie, które pozwala zachować płynność finansową, szybko reagować na zmiany i mieć dostęp do najnowszych technologii bez ponoszenia dużych kosztów na start. Dodatkowo, wynajem eliminuje problemy z serwisem i utylizacją oraz może realnie pomóc firmie dynamicznie rosnąć. To strategia, która uwalnia zasoby na innowacje i rozwój, zamiast je zamrażać w drożejącym sprzęcie. Dowiedz się, dlaczego w 2025 roku wynajem może być nie tylko mądrą decyzją finansową, ale też realnym wsparciem dla rozwoju każdej nowoczesnej firmy.

Z tego artykułu dowiesz się

• Jak wynajem wpływa na płynność finansową

• Wynajem jako katalizator rozwoju

• Jak firma zaoszczędziła 200 000 zł i przyspieszyła rozwój

• Powody, dla których wynajem ma sens

• Wynajem sprzętu dla firm. Jak zacząć korzystać

  
  

Wynajem kontra zakup: Prawdziwy koszt posiadania sprzętu

Problem z tradycyjnym zakupem sprzętu

Wyobraź sobie sytuację: potrzebujesz 15 stanowisk komputerowych dla nowego zespołu. Koszt zakupu (zakładając, że trafiła się dobra oferta) to 80 000 zł. To oznacza, że na start tracisz całą kwotę, a dodatkowo przez następne 3-4 lata będziesz spłacać wydatek poprzez amortyzację, podczas gdy Twoja konkurencja wykorzystuje te pieniądze na marketing, rozwój produktu czy ekspansję.

Matematyka wynajmu

Zamiast jednorazowego wydatku 80 000 zł, płacisz miesięczną opłatę (przykładowo od 1 500 zł do 3 000 zł). Różnica? Zachowujesz 77 500 zł kapitału obrotowego na pierwsze miesiące działania. Możesz sprawdzić to również z Kalkulatorem Wynajmu.

Korzyści podatkowe wynajmu

Opłaty za wynajem sprzętu biurowego można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu już w roku poniesienia wydatku. To oznacza:

• OPEX zamiast CAPEX – wydatek operacyjny rozproszony w czasie (tutaj przeczytasz więcej “Czym jest Cash Flow i CAPEX?”

• Brak amortyzacji – nie musisz rozliczać sprzętu przez 3-5 lat

• Uproszczona księgowość – mniej skomplikowanych zapisów bilansowych

• Natychmiastowe odliczenia podatkowe – obniżenie podstawy opodatkowania już w pierwszym roku
  

Ukryte koszty zakupu, których można uniknąć

Kiedy kupujesz sprzęt, płacisz nie tylko za samo urządzenie:

Serwis i naprawy: 10-15% wartości sprzętu rocznie, ubezpieczenie: 2-3% wartości rocznie, utylizacja: 500-1000 zł za stanowisko, czas pracowników na zarządzanie sprzętem: 5-10 godzin miesięcznie.

Przy wynajmie zdecydowaną większość tych kosztów bierze na siebie dostawca.

Jak wynajem przyspiesza rozwój firmy i pomaga poprawić płynność finansową?

Elastyczność to konkurencyjna przewaga

Zmiana to jedyna pewna rzecz. Ostatnie lata pokazały to dobitnie – firmy, które potrafiły szybko się dostosować, przetrwały i rozwijały się. Wynajem sprzętu daje Ci tę elastyczność, bo pozwala szybko skalować działania – jeśli potrzebujesz 20 dodatkowych laptopów na nowy projekt, możesz je dostać nawet w ciągu 48 godzin (albo i szybciej 🙂). Gdy projekt się kończy, po prostu zwracasz sprzęt, bez zamrażania kapitału w niepotrzebnych aktywach. Możesz też testować różne rozwiązania i sprzęt, zanim podejmiesz długoterminowe decyzje. Bez ryzyka i bez zobowiązań.

Zawsze najnowsza technologia

Świat technologii rozwija się w tempie, który może zawrócić w głowie. Laptop, który dziś kosztuje 5000 zł, za 2 lata będzie wart połowę tej sumy. A w trakcie pojawi się co najmniej kilka modeli godnych przetestowania. Wynajem eliminuje ryzyko technologicznego starzenia się sprzętu.

Konkretne korzyści nowoczesnego sprzętu:

• 30-50% wyższa wydajność pracowników dzięki szybszemu sprzętowi

• Mniejsze ryzyko awarii – nowy sprzęt rzadziej się psuje

• Lepsze bezpieczeństwo – najnowsze zabezpieczenia i aktualizacje

• Wyższa atrakcyjność pracodawcy – pracownicy wolą nowoczesne narzędzia

Skupienie na tym, co naprawdę ważne

Każdą godzinę, którą spędzasz na zarządzaniu sprzętem, możesz poświęcić na:

• Rozwój produktu

• Pozyskiwanie klientów

• Budowanie zespołu

• Planowanie strategii

Wynajem to nie tylko finanse – to odzyskanie czasu dla kluczowych działań biznesowych.

Studium przypadku: Jak firma zaoszczędziła 200 000 zł i przyspieszyła rozwój

Wyzwanie: Gwałtowny wzrost zespołu

Wyobraź sobie firmę technologiczną, na przykład z Krakowa, specjalizującą się w instalacjach fotowoltaicznych. Stanęła przed dylematem: w ciągu 6 miesięcy zespół urósł z 8 do 35 osób. Potrzebowali:

• 27 nowych stanowisk komputerowych

• 5 drukarek wielofunkcyjnych

• 2 serwery do zarządzania projektami

• Specjalistyczne oprogramowanie CAD

Szacowany koszt zakupu: 280 000 zł

Rozwiązanie: Model wynajmu

Zamiast wydawać ogromną sumę jednorazowo, firma może zdecydować się na wynajem:

Miesięczny koszt: 8 500 zł Zaoszczędzona gotówka: 271 500 zł (pierwszy miesiąc) Uwolniony kapitał na rozwój: 200 000 zł (pozostałe 71 500 zł zostawili, jako zabezpieczenie)

Rezultaty po 18 miesiącach:

✅ Trzykrotne zwiększenie obrotów dzięki inwestycji zaoszczędzonych środków w marketing i zespół sprzedaży

✅ Zero przestojów – cały serwis i wymiana sprzętu po stronie dostawcy

✅ Elastyczne dostosowanie – w zależności od projektów zespół zwiększał lub zmniejszał liczbę stanowisk

✅ Oszczędność czasu – 15 godzin tygodniowo właściciela nie jest tracone na zarządzanie IT

Powody, dla których wynajem ma sens

Wynajem sprzętu biurowego w 2025 roku to rozwiązanie, które łączy finansową elastyczność, technologiczną przewagę, operacyjną prostotę i strategiczne podejście do zarządzania firmą. Przede wszystkim pozwala zachować kapitał obrotowy, poprawić płynność finansową i planować wydatki dzięki przewidywalnym, miesięcznym kosztom. Dodatkowo, opłaty za wynajem można w całości odliczyć od podatku, co realnie poprawia cash flow. Wynajem to również sposób na dostęp do najnowszego sprzętu bez obaw o jego starzenie się – regularne aktualizacje i możliwość wymiany urządzeń sprawiają, że firma zawsze korzysta z technologii dopasowanej do bieżących potrzeb. Całość jest prosta operacyjnie: serwis, konserwacja i utylizacja sprzętu leżą po stronie dostawcy, dzięki czemu zespół nie traci czasu na sprawy techniczne. Elastyczność w skalowaniu umożliwia szybkie dopasowanie zasobów do zmieniającej się sytuacji – niezależnie od tego, czy rośniesz, zmieniasz kierunek, czy testujesz nowe modele pracy. Co najważniejsze, wynajem uwalnia czas i zasoby, które możesz zainwestować w to, co naprawdę napędza Twój biznes – rozwój produktu, pozyskiwanie klientów i budowanie przewagi konkurencyjnej.

Następne kroki: Jak zacząć?

Jeśli zastanawiasz się nad wynajmem sprzętu biurowego, oto praktyczna lista kontrolna:

Przed podjęciem decyzji: 

1. Oblicz wstępnie ROI wynajmu

2. Określ swoje potrzeby na najbliższe 12-24 miesiące

3. Sprawdź dostępne modele wynajmu na rynku (w tym koniecznie Gleevery 🙂)

4. Porównaj oferty minimum 3 dostawców

5. Przeanalizuj warunki umowy (elastyczność, serwis, wymiana)

   
   

Pytania do dostawcy wynajmu:

• Jaki jest czas realizacji dostawy?

• Co obejmuje serwis i konserwacja?

• Jak wygląda proces wymiany sprzętu?

• Czy można modyfikować umowę w trakcie trwania?

• Jakie są koszty przedwczesnego rozwiązania umowy?

• Czy pomaga w wyborze sprzętu

Chcesz porozmawiać o swoich potrzebach i otrzymać spersonalizowaną ofertę? Skontaktuj się z nami – doradzimy rozwiązanie idealne dla Twojej firmy.